Manual do Usuário — SAPAc PPG

1. Apresentação

O SAPAc PPG é o sistema de gestão acadêmica dos programas de pós-graduação stricto sensu da Universidade da Força Aérea — hoje o PPGDHO e o PPGCA, cada um com a sua instalação e os seus dados. Ele reúne, do tema de pesquisa ao egresso, o processo seletivo, os alunos e as disciplinas, as bancas, as declarações e o histórico, a produção bibliográfica e técnica, as linhas e os projetos, o banco de temas da ICA 37-957 e os indicadores do quadriênio da CAPES.

Este manual segue a ordem do menu do sistema: Início e Dashboard, Ensino, Ingresso, Pesquisa, Avaliação, Cadastros e o Meu espaço (no seu nome, à direita). Cada parte diz quem a usa. Para começar pelo que é seu, veja o guia rápido por perfil.

Perfis de acesso

2. Guia rápido por perfil

O que cada perfil faz no sistema e onde está no manual.

3. Acesso e segurança

Primeiro acesso do docente

Trocar a senha

A qualquer momento, no menu do seu nome (Meu espaço → Trocar minha senha): informe a senha atual e a nova, duas vezes. Esqueceu a senha atual? Use "Esqueci minha senha" na tela de entrada ou peça um novo convite à coordenação.

Proteções ativas

• Bloqueio anti força bruta: após 5 tentativas erradas de login, o acesso fica bloqueado por 15 minutos.
• Sessão protegida: toda gravação exige um token de sessão válido. Se aparecer a mensagem "Sessão inválida ou expirada", basta recarregar a página (Ctrl+F5) e entrar novamente.
• Senhas criptografadas (bcrypt) e credenciais do banco fora do código-fonte.

4. Início e o menu todos

Ao entrar, o sistema abre num painel de cards — um para cada função disponível ao seu perfil. É o ponto de partida: em vez de cair num painel denso de números, você escolhe a tarefa.

• Saudação personalizada e data por extenso;
• Cards com contadores ao vivo (ex.: "108 alunos", "2731 itens") — gestores veem todos os módulos; docentes e discentes veem apenas os seus;
• Chip de alerta no topo: para a coordenação, alunos com prazo em risco; para o aluno, a situação da sua solicitação de banca;
• Proficiência em inglês: a coordenação (todos os alunos) e o orientador (os seus) veem "N aluno(s) com proficiência em inglês pendente" quando faltam 2 meses ou menos para o prazo, ou ele já passou. Um clique abre a lista de alunos já filtrada (veja Proficiência em inglês);
• Processo seletivo: quem orienta candidatos ou foi convidado para entrevistas vê "N ação(ões) suas no processo seletivo" e "N convite(s) para entrevista aguardando resposta" — também num selo do cartão Processo Seletivo e no topo do Dashboard (veja A área do professor);
• Próxima aula: professores e alunos veem a data da próxima aula das suas disciplinas ("Sua próxima aula: Bioestatística — seg, 10/05/2027"). O aluno que ainda não foi matriculado vê a próxima aula do programa. Um clique abre o Calendário.

O menu

O menu do alto junta as telas pelo que se faz nelas. Cada perfil vê só o que pode usar — um grupo sem nenhum item para você não aparece.

* só a coordenação e a secretaria. O aluno vê Início, Meu Percurso, Calendário, Autoavaliação e o Meu espaço (senha e manual). No celular, a barra de baixo leva às telas e o seu nome, no alto, abre o Meu espaço.

5. Dashboard todos

Os indicadores do programa e do quadriênio. Docentes veem os próprios números; a coordenação vê o programa inteiro e, no alto, pode trocar para o painel da coordenação.

Filtros

No topo (coordenação): filtre por docente, por quadriênio CAPES (2013–2016 até 2029–2032) ou por ano específico. Todos os cartões e gráficos obedecem ao período selecionado.

Indicadores (KPIs)

Gráficos interativos (drill-down)

• Distribuição Qualis, Corpo Docente, Perfil de Produção (bibliográfica × técnica);
• Evolução da Produção por Ano;
• Produção por Linha de Pesquisa — mostra também o % de produções ainda sem vínculo com projeto/linha;
• Comparativo entre Quadriênios — a barra e a variação (▲/▼) usam a média anual, porque o quadriênio em andamento ainda não tem os quatro anos; ele aparece marcado como "em andamento" e com a projeção para o período completo. O número à direita continua sendo o total;
• Produção por tipo — cada tipo de produção bibliográfica e técnica do Lattes (artigo, livro, tradução, software, consultoria, material didático...), com quantas têm discente ou egresso (veja Tipos de produção);
• Produção COM × SEM discente e as listas de produção por docente (total e com discente/egresso), em ordem decrescente;
• Progresso por Docente — barra de cada docente rumo à meta de pontos do quadriênio.

Metas do Quadriênio

Painel com o progresso do programa em relação às metas definidas pelo administrador em Configurações: produção (bibliográfica + técnica), titulados, % de produção com aluno, % em estratos A e pontos CAPES (meta por docente × permanentes). Meta zerada não aparece no painel.

O Que Falta Ajustar

Lista de cadastros incompletos que distorcem relatórios e indicadores — artigos sem estrato Qualis, produções com aluno marcado mas não identificado, produções sem projeto/linha, docentes sem produção no período, bancas realizadas sem resultado, alunos sem linha e alunos sem data de defesa ou desligamento. Cada linha leva direto à tela onde se resolve.

Botões Exportar XLS e Imprimir geram relatórios do painel.

Painel da coordenação (montável) coordenador e administrador

No alto do Dashboard, o coordenador e o administrador escolhem entre a Visão padrão (tudo o que está descrito acima) e o Painel da coordenação, que eles mesmos montam. O sistema lembra a última escolha.

• Até 6 cartões. Clique num cartão e escolha, no quadro de cima: a variável (produção, alunos, docentes, bancas e projetos, ingresso), o separar por (ano, docente, turma, força ou vínculo, estrato Qualis, núcleo da ICA…) e a forma (número, barras, linha do tempo, pizza ou tabela). Só aparecem as combinações que fazem sentido. As setas mudam a ordem; Adicionar cartão e Remover completam o painel.
• Período e filtros valem para o painel todo: quadriênio, um ano ou todos os períodos; docente; nível (no programa com mestrado e doutorado); produção com ou sem discente; só produção conferida pelo docente. As variáveis marcadas "(hoje)" — prazos, proficiência, docentes, projetos, temas — mostram a situação de hoje e não dependem do período.
• Número com comparação: sem separar, o cartão mostra o valor do período e a variação em relação ao período anterior do mesmo tamanho (o quadriênio anterior ou o ano anterior), em verde quando melhorou e em vermelho quando piorou.
• A lista por trás do número: clique numa barra, fatia, ponto ou linha da tabela (ou em "Ver a lista") para ver as produções, os alunos, as bancas ou os candidatos que formam aquele número. Nos percentuais, a lista marca quem conta.
• Painéis salvos: comece de um modelo pronto (reunião do colegiado, coleta da CAPES, prazos dos alunos, ingresso e temas da ICA) ou em branco e use Salvar. Cada pessoa tem os seus; marque Compartilhar com a coordenação para que os outros o vejam. Painel de outra pessoa pode ser explorado, mas só é guardado com Salvar como… (vira uma cópia sua).
• Excel: o botão do alto leva o painel inteiro (uma aba por cartão, com período e filtros na aba de identificação); o ícone de cada cartão leva só aquele.
• Ficha qualitativa (Sucupirinha): auxílios de captação e valor captado (por ano, docente, tipo de auxílio, agência ou projeto — o auxílio conta em cada ano de vigência), ações de inserção nacional (por categoria e abrangência), ações de internacionalização (por dimensão e país), produtos destacados escolhidos e destaques com texto completo. Veja Ficha qualitativa dos docentes.

6. Ensino

O dia a dia do curso: disciplinas e diários, calendário de aulas, alunos e dissertações, bancas e declarações e históricos.

6.1 Disciplinas e diários de classe todos

Catálogo (admin)

A grade oficial do PPGDHO já vem cadastrada:

A ementa fica no catálogo e vale para todas as turmas — o que muda a cada ano é o professor, a bibliografia e o plano de aulas.

Cada disciplina tem um código (ex.: DHO-NC-001, DHO-TCC-002, DHO-OPT-001), que sai no histórico escolar. Os códigos da grade oficial já vêm preenchidos; disciplinas novas aparecem com o aviso "sem código" em amarelo até que você o informe.

Navegação por ano

A tela é organizada pelo ano da turma, exibido como uma barra de botões no topo. O ano corrente vem selecionado automaticamente e marcado como "atual"; ao lado ficam os anos anteriores (histórico) e o ano seguinte (planejamento). Um selo indica o contexto: 🟢 Ano corrente · 🔵 Planejamento · ⚪ Histórico.

Abaixo, um resumo do ano mostra quantos diários estão completos, quantos ainda não foram preenchidos, quantas ofertas estão sem professor designado e o total de matrículas — o retrato da turma sem precisar abrir nada.

As ofertas aparecem agrupadas por semestre, espelhando o formato blocado do curso. O Catálogo de Disciplinas fica recolhido no rodapé, já que é material de referência.

Ofertas por turma (admin)

Montar a turma a partir da anterior gestores

Em vez de criar oferta por oferta, a grade da turma nova pode ser copiada da turma anterior. O botão Montar a partir de outra turma fica no topo da aba Disciplinas. Quando o ano selecionado ainda não tem ofertas, aparece também um botão no meio da tela. No Calendário, a gestão tem o atalho Montar o ano a partir do anterior.

Preenchimento pelo professor docente

O docente, ao abrir a aba Disciplinas, vê apenas as ofertas sob sua responsabilidade. O botão Preencher Diário abre o formulário com:

• Ementa (compartilhada entre turmas) e bibliografia (uma referência por linha);
• Datas das aulas — já vêm preenchidas com o que a coordenação lançou na oferta. Se precisar mudar, escolha a nova data no campo do dia; o calendário dos alunos é atualizado ao salvar o diário. Registros antigos que o sistema não conseguiu ler como data aparecem em amarelo ("antes: …") e são mantidos até você escolher uma data;
• Conteúdo ministrado por dia — 5 dias para disciplinas de 30h, 10 dias para 60h (manhã e tarde). Módulos de orientação e atividades complementares usam um campo único de conteúdo;
• Atividade avaliativa;
• Frequência: clique nas células P/A (manhã e tarde de cada dia) para alternar presença/ausência;
• Conceito por aluno: A (≥9,0) · B (≥8,0) · C (≥7,0) · S Suficiente · R/I Reprovado · F Reprovado por frequência.

Situação automática do aluno

Abaixo do nome de cada aluno, o diário mostra a situação e a presença, recalculadas a cada clique em P/A ou troca de conceito, conforme a ICA 37-556:

A presença conta os meios-períodos (manhã e tarde) com P. Numa disciplina de 30 h (10 meios-períodos), 2 faltas ainda aprovam e a 3ª reprova; numa de 60 h, o limite é 5 faltas e a 6ª reprova. Módulos de orientação e atividades complementares não têm grade de presença: vale só o conceito.

Diário em PDF

O botão Diário PDF gera o documento oficial no padrão UNIFA (A4 paisagem): cabeçalho COMAER/UNIFA/PPGDHO, "Controle de Presença e Conceito", grade de presença por data (M/T), conceito, situação do aluno (Aprovado, Reprovado ou Reprovado por frequência), coluna de assinatura dos alunos, assunto abordado por dia, atividade avaliativa, as observações da ICA 37-556 (reprovação por >25% de faltas) e os campos de assinatura do Professor e do Coordenador. Entregue-o preenchido à Secretaria Acadêmica ao término da disciplina.

6.2 Calendário de aulas todos, inclusive alunos

O menu Ensino → Calendário (no celular, Calend. na barra inferior) mostra as datas das aulas do ano, a partir das datas lançadas nas ofertas. Todos os perfis têm acesso, inclusive os alunos e os ingressantes que ainda não foram matriculados.

• Por mês: cada disciplina aparece com o período ("08 a 12/03"), o número de dias, o professor, os dias da semana e o local (o link da videochamada vira "link da aula"). Selos indicam Aula hoje, Em andamento e Concluída;
• Sua disciplina / Você leciona: as disciplinas do aluno (em que está matriculado) ou do professor ganham uma faixa lateral e um selo azul;
• Filtros: Todas as disciplinas ou Só as minhas; no programa com mestrado e doutorado, também o nível. As setas trocam o ano;
• Ao longo do semestre: orientação e atividade complementar, que não têm dias de aula, aparecem no fim, por semestre. Alunos e professores veem só as suas;
• Datas a definir: disciplinas ainda sem datas. Só a gestão vê a lista completa, para saber o que falta lançar.
• Montar o ano a partir do anterior (gestão): copia as ofertas da turma anterior para a turma do ano exibido. Veja Montar a turma a partir da anterior.

6.3 Alunos e dissertações docentes e gestores

Docentes veem seus orientandos; a coordenação vê todos.

Cadastro (gestores)

• Nome, e-mail (acesso ao Portal do Discente), CPF, Força/Segurança (Exército, Marinha, Aeronáutica, Força Auxiliar — Polícia Militar ou Corpo de Bombeiros Militar —, SUSP para os demais órgãos de segurança pública, Civil), mês/ano de ingresso, status, orientador, coorientador, linha de pesquisa, projeto(s) de pesquisa (é a mesma equipe do projeto na aba Pesquisa: marcar aqui inclui o aluno lá, e vice-versa; a lista mostra os projetos da linha escolhida, com os do orientador primeiro), data de defesa, data de desligamento (para desligados — usada nos relatórios por período), título do trabalho e anexo (PDF da dissertação/produto).
• Bloco recolhível "Dados para o histórico escolar": matrícula, identidade (RG) e órgão expedidor, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade — e, onde a Produção Bibliográfica, Técnica e Tecnológica é atividade curricular (PPGCA), a data em que ela foi cumprida. Só a gestão vê esses dados; professores e alunos não os recebem.
• Bloco recolhível "Proficiência em inglês": situação (Pendente, Aprovado ou Dispensado), forma de comprovação, data e nota ou nível. Veja Proficiência em inglês.
• Núcleo temático e tema da ICA 37-957 — veja Banco de Temas e Candidatos.

A mesma pessoa no mestrado e no doutorado (nova matrícula) gestores

No programa com doutorado, a egressa do mestrado pode ser aprovada no doutorado: para o mestrado ela é egressa; para o doutorado, aluna. O SAPAc guarda um cadastro por curso — uma matrícula —, ligados entre si. O mesmo vale para quem volta ao programa depois de desligado ou titulado.

• Pela tela: cadastre o aluno normalmente, com o nível Doutorado, o mesmo CPF e o mesmo e-mail. O sistema reconhece a pessoa e pergunta se é uma nova matrícula, mostrando o cadastro anterior. Confirme.
• Pelo processo seletivo: ao converter em aluno o candidato aprovado no doutorado que já foi do mestrado, a nova matrícula é criada sozinha. Se ele já estava cadastrado no doutorado, em andamento, o sistema só faz a ligação.
• Pela planilha: a linha com a coluna nivel casa só com a matrícula do mesmo curso. Doutorado para quem só tem mestrado vira nova matrícula; a simulação avisa.
• Cadastrou antes sem e-mail? Edite o cadastro do doutorado e digite o e-mail: o sistema pergunta se deve ligá-lo ao mestrado.

O que acontece na nova matrícula: o cadastro do mestrado continua como está (histórico, banca, dissertação e produção); o acesso ao portal (o mesmo e-mail e a mesma senha) passa para a matrícula nova; os dados pessoais que faltarem (RG, nascimento, naturalidade) são copiados. Na lista, cada cadastro mostra a etiqueta "também no Mestrado" ou "também no Doutorado", e nas listas de escolha o nível aparece ao lado do nome. Na importação do Lattes, a pessoa conta como um autor só, e a produção vai para a matrícula que valia no ano dela.

A pessoa entra com um acesso só e troca de área no portal — veja Um acesso, duas áreas.

As duas condições ao mesmo tempo. Enquanto cursa o doutorado, a pessoa continua egressa do mestrado (a CAPES acompanha o egresso por cinco anos). Nos relatórios, cada matrícula é lida pela sua condição: a produção publicada durante o doutorado aparece como produção discente, com o orientador do doutorado, e também como produção de egresso do mestrado, com a orientadora do mestrado ("Produção do egresso (até 5 anos)" e "Orientador × Egressos × Produção"). Nos relatórios de egressos, o nome vem com o destino — no Doutorado desde 2026 —, e o relatório do egresso até 5 anos mostra quantos seguiram no doutorado do programa. A orientadora do mestrado vê essa produção nos relatórios dela, sem receber o cadastro do doutorado.

Importar alunos por planilha gestores

No card verde "Importar alunos por planilha" é possível cadastrar ou atualizar muitos alunos de uma vez a partir de um arquivo Excel/CSV.

Colunas aceitas (ordem livre; só nome é obrigatório):

Semáforo de prazo (36 meses)

Busca e filtros

O painel de busca combina: texto (nome do aluno, orientador ou título do trabalho), status, orientador, turma (ano de ingresso), linha de pesquisa, força, prazo (pelo semáforo) e inglês (proficiência perto do prazo ou vencida, pendente, ou comprovada). Um contador mostra quantos alunos correspondem; "Limpar" desfaz tudo.

A estrela ⭐ marca trabalhos Destaque e abre a avaliação por critérios (abrangência, inovação, complexidade, aplicabilidade) usada nos destaques do quadriênio. Para tirar um trabalho dos Destaques, abra a mesma avaliação (clique na estrela já preenchida) e use Remover Destaque — as notas e a justificativa ficam salvas, só o item deixa de contar.

Proficiência em inglês gestores

O sistema controla a comprovação da proficiência e avisa quem precisa agir. Ela não aparece no histórico escolar. O registro é feito pela Secretaria no cadastro do aluno, no bloco Proficiência em inglês, ou em lote pela planilha de importação.

Prazo: conta a partir do mês de ingresso. No PPGDHO o padrão é 12 meses (ex.: ingresso em março/2026 → comprovar até março/2027), e a qualificação depende dela. A regra de cada programa fica em Configurações.

• Alertas: quando faltam 2 meses ou menos para o prazo, ou ele já passou, o aluno ganha um selo na lista (amarelo "Inglês até março/2027" ou vermelho "Inglês vencido"). O chip do Início avisa a coordenação e o orientador, e o Meu Percurso avisa o aluno.
• Qualificação: com a exigência ligada, o aluno não consegue solicitar a qualificação enquanto a proficiência estiver pendente — o requisito aparece no painel da solicitação. Na aba Bancas, a gestão é avisada e decide se agenda assim mesmo.

6.4 Bancas gestores

• Agendamento de Qualificação (EQ-PTCC) e Defesa (ED-TCC) com data, horários, modalidade (presencial/online/híbrida), local ou link;
• Presidente (orientador) + membros internos e avaliadores externos (cadastro reutilizável em Avaliadores externos, com titulação, instituição, CPF e Lattes);
• Exigência de pelo menos 1 membro externo; CPF necessário para a ata oficial;
• Ao agendar uma qualificação de aluno com a proficiência em inglês pendente, onde o programa a exige, o sistema avisa e pergunta se deve agendar assim mesmo — a decisão fica com a gestão;
• Geração de documentos: convite, formulários e ata da banca; registro do resultado e das reformulações exigidas.
• Ao aprovar a solicitação do aluno, os membros internos são ligados automaticamente ao cadastro do docente — pelo e-mail ou pelo nome, ignorando títulos e postos. Assim a banca entra na declaração de participação do docente. Quem não for reconhecido (nome muito diferente do cadastro, ou que sirva para dois docentes) aparece num aviso: edite a banca e escolha o docente.

6.5 Declarações e históricos docentes e gestores

Emissão de declarações oficiais com numeração sequencial por ano e assinatura do coordenador ou da secretaria. O docente emite as próprias. Coordenador, secretaria e administrador emitem para docentes, discentes e participantes externos.

Como a gestão escolhe para quem

Declarações para docentes

Declarações para discentes gestores

Declarações para participantes externos gestores

A lista traz quem participou de bancas já realizadas sem ter cadastro de docente: os membros externos e membros internos avulsos. A mesma pessoa em várias bancas aparece uma vez só, mesmo que o nome tenha sido escrito com ou sem "Prof." e "Dr.".

• 👥 Participação em banca: por banca ou consolidada (todas as bancas da pessoa), com tipo, aluno, data, título do trabalho e a condição (membro externo ou membro). O CPF e a instituição entram quando estão no cadastro da banca.

Como emitir

Quem assina

No alto da tela, em Quem assina, escolha o coordenador ou uma das pessoas da secretaria (todas as que têm esses perfis e estão ativas). A escolha fica guardada para as próximas emissões, e cada declaração registra quem a assinou, com o nome e o cargo daquele dia. O nome e o cargo vêm do cadastro, em Docentes (campos Assinatura — nome e Assinatura — cargo); em branco, saem o nome da pessoa e "Coordenador(a)" ou "Secretário(a)" do programa. A declaração que o aluno emite no Meu Percurso sai com o coordenador. O histórico escolar não muda: continua com quem está em Configurações.

Assinatura eletrônica

Com a assinatura eletrônica ligada em Configurações, a declaração, o histórico escolar e os relatórios do processo seletivo podem ser assinados no próprio sistema, com a senha do SAPAc — é a assinatura eletrônica simples da Lei nº 14.063/2020, o mesmo modelo do SEI. A janela do documento ganha uma barra azul (que não sai na impressão):

• Documentos para assinar: o Início mostra "N documento(s) aguardando a sua assinatura". Clique, abra o documento (Ver e assinar), confira e assine com a senha.
• Documentos assinados: em Declarações, o botão Documentos assinados eletronicamente lista os documentos (a coordenação e a secretaria veem todos; o professor, os seus), com busca pelo código ou pelo título e filtro por situação. Abrir mostra o documento com o carimbo, para imprimir de novo.
• Cancelar: o coordenador (ou o administrador) cancela um documento assinado informando o motivo. Ele deixa de valer, e a conferência pública passa a mostrar o cancelamento e o motivo. Para corrigir, emita um novo.
• Segurança: cinco senhas erradas seguidas bloqueiam a assinatura por 15 minutos. O documento guardado não pode ser alterado: mudou o texto, é outro documento. A página de conferência limita as consultas por endereço, e os códigos são aleatórios.

Histórico escolar gestores

O histórico fica em dois lugares: no botão 📜 (pergaminho amarelo) na linha do aluno, e na aba Declarações → Discente. Ele sai no modelo da Secretaria Acadêmica: brasão da UNIFA e logo do programa, dados pessoais, curso, ingresso e egresso, portaria de reconhecimento, a tabela de disciplinas, os totais de carga horária, título do trabalho, orientador, qualificação, defesa e assinatura. O documento abre em uma nova janela, pronto para imprimir ou salvar em PDF (Ctrl+P).

• Parcial ou total: alunos com status Concluído recebem o HISTÓRICO ESCOLAR; os demais, o HISTÓRICO ESCOLAR PARCIAL. O egresso sai como a data da defesa, "Desligado(a) em…" ou "Previsto para…" (ingresso + prazo do curso: 36 meses no mestrado).
• Disciplinas: vêm dos diários. As obrigatórias e as orientações aparecem sempre — as que o aluno ainda não cursou saem como Dc (a cursar). As optativas/eletivas cursadas aparecem, completadas com linhas "a cursar" até o número exigido (ajustável em Configurações).
• Conceito e frequência: o conceito lançado no diário; F automático quando a presença fica abaixo de 75%; An (ausência de nota) quando a disciplina já terminou e o professor ainda não lançou o conceito.
• Atividades curriculares: Exame de Qualificação e Defesa saem das Bancas — Ap (aprovado), Ac (aprovado com recomendações) ou R (reprovado), pelo resultado registrado. Banca agendada aparece como "Agendado para…". Titulados antes das Bancas existirem no sistema usam a data de defesa do cadastro.
• Totais: somam só a carga horária aprovada.

7. Ingresso

Do tema de pesquisa ao aluno matriculado: o processo seletivo, os candidatos de cada turma e o banco de temas da ICA 37-957.

7.1 Processo seletivo gestores e docentes

Menu Ingresso → Processo seletivo. A coordenação e a secretaria conduzem o certame etapa por etapa, do edital à homologação. O professor participa da 2ª e da 3ª etapas: avalia os projetos e faz as entrevistas dos candidatos que o indicaram como orientador, e pode ser convidado como segundo avaliador das entrevistas de outros colegas. No encerramento, os resultados seguem para a tela Candidatos, de onde o selecionado vira aluno.

Como a tela funciona

No topo fica a barra de etapas: Inscrições → 1ª etapa → 2ª etapa → 3ª etapa → 4ª etapa → PCCA → Encerramento → CONDIR. A etapa em curso fica destacada; as concluídas ganham um ✓ e continuam abertas para consulta. Logo abaixo, as abas da etapa separam a avaliação dos recursos (na 4ª etapa: Dispensados, Notas e Recursos; no PCCA: Convocação, Resultado e Recursos). Cada tela tem os mesmos botões:

• Relatório: abre o documento da etapa, no modelo do edital, pronto para imprimir ou salvar em PDF;
• Iniciar (ou Lançar, Registrar): abre o lançamento da etapa quando ainda não há nada gravado — por exemplo, Iniciar a avaliação dos projetos. Editar serve só para mudar o que já foi gravado. Salvar grava tudo de uma vez; se algo estiver errado, o sistema avisa e mantém o que foi digitado. Dá para corrigir uma etapa anterior até o certame ser concluído;
• Avançar: passa para a fase seguinte. O sistema confere antes se falta algo (parecer, resultado, nota, barema, recurso sem decisão) e diz de quais inscrições.

Entre as etapas há uma tela de início, em que a coordenação ou a secretaria dá a partida da etapa seguinte. Nela também fica o link Voltar à fase anterior, para o caso de avanço por engano (os resultados lançados não se perdem).

Abrir o edital

Botão Abrir Edital. Informe o número (ex.: 2/2026), o ano, a turma (ano de ingresso) e o nome do edital. O programa com mestrado e doutorado marca os níveis do edital e informa as vagas de cada um.

• Vagas por docente orientador: a lista traz os docentes ativos; digite quantas vagas cada um oferece. O total de vagas do certame é somado na hora;
• Prefixo do código: PS + os dois últimos dígitos da turma (PS27). Os códigos de inscrição ficam PS27-001, PS27-002…;
• Amparo legal: a portaria que ampara o edital, como sai no parágrafo inicial dos relatórios;
• Quem assina: escolha no cadastro a secretária(o) e o presidente da comissão — só eles assinam os resultados do certame. Ao escolher, o nome do relatório vem do cadastro (o nome da assinatura, se houver); ajuste o nome (com posto) e o cargo como devem sair em todos os relatórios. Editais antigos, só com os nomes digitados, continuam valendo;
• Regras e textos do certame (recolhido): nota mínima da prova de inglês (padrão 7), antecedência do e-mail com o link da entrevista (padrão 24 h), duração da entrevista e duração do PCCA (padrão 30 min cada, usadas para impedir choque de horário), site onde está o barema e o item do edital citado em cada relatório.

O botão Edital e vagas reabre esses dados a qualquer momento. O edital só pode ser excluído enquanto não tiver inscrições.

Inscrições — planilha do Google Forms

Na lista, o código abre a ficha da inscrição, com todos os dados do formulário. Se o nome do orientador escrito pelo candidato não foi reconhecido, clique em Editar e escolha o professor. Inscrição importada por engano pode ser excluída até a 1ª etapa; duplicidade se resolve com o indeferimento.

1ª etapa — documentação

Para cada inscrição, a secretaria informa:

• o parecer: Aprovado ou Reprovado. Reprovado exige a justificativa, que sai no relatório como motivo do indeferimento;
• o vínculo do candidato (Militar FAB, Civil COMAER, Militar do Exército, Militar da Marinha, Militar de Força Auxiliar, Segurança pública ou Civil). Ele já vem marcado: pela pergunta da força, quando a planilha a traz, ou deduzido da organização militar, do órgão que expediu a identidade (MD/COMAER, MD/MB, MD/EB, PMERJ...) e do posto — sem posto, quem é da FAB fica como servidor civil do COMAER. O que foi deduzido aparece como "sugerido — confira"; dá para trocar e é gravado ao salvar. É o vínculo que define quem depende do CONDIR;
• a análise do certificado de proficiência em inglês de quem o declarou: aceito (o candidato fica dispensado da prova da 4ª etapa) ou não aceito, com o motivo obrigatório. A 1ª etapa só avança quando todo aprovado que declarou o certificado tem essa análise. Quem não declarou fica como "não apresentou".

Recursos (em todas as etapas)

Depois de cada etapa — 1ª, 2ª, 3ª, 4ª e PCCA — vem a aba Recursos. A tela lista primeiro quem teve resultado desfavorável (indeferido, não qualificado, não selecionado ou reprovado, nota abaixo da mínima, autodeclaração não confirmada). Em Registrar os recursos (depois, Editar), para quem recorreu:

• Recurso interposto — aguardando a decisão: registre assim que o recurso chegar. Enquanto não houver decisão, o sistema avisa: no Início e no Dashboard ("recurso(s) aguardando decisão"), na lista de editais e na aba Recursos (com o número de recursos em aberto). O professor que avaliou o candidato na 2ª ou na 3ª etapa também vê o recurso na sua área. A fase só avança com todos decididos;
• Recurso deferido: informe o novo resultado (na 4ª etapa, a nova nota). Ele passa a valer e decide quem segue no certame;
• Recurso indeferido: exige a justificativa, que sai no relatório como motivo.

Se ninguém recorreu, o botão aparece como Pular os recursos. A tela tem dois relatórios: Resultado dos recursos (só quem recorreu: deferidos e indeferidos) e Resultado da etapa após recursos (todos os candidatos, já com o resultado que vale).

2ª etapa — análise do projeto

Ao iniciar a etapa, cada professor com candidatos recebe um e-mail com os códigos e os links dos projetos e a informação de que o barema está no site do programa. No sistema, o professor abre Ingresso → Processo seletivo (veja A área do professor), clica em Abrir e avaliar e, para cada candidato:

• abre o projeto pelo link e informa o resultado: aprova (Qualificado ou Qualificado com restrição), reprova (Não qualificado) ou indica que o projeto não se enquadra na sua linha de pesquisa. Com restrição, não qualificado e não se enquadra exigem a justificativa; "não se enquadra" dispensa o barema (o projeto não foi avaliado);
• escolhe o núcleo temático da ICA 37-957 (a lista sempre traz os núcleos) e, se houver, o tema desse núcleo cadastrado no Banco de Temas. Núcleo sem tema cadastrado mostra "nenhum tema cadastrado neste núcleo" — o núcleo basta. Escolher um tema acerta o núcleo sozinho;
• escolhe o projeto guarda-chuva (de Linhas & Projetos) e envia o barema preenchido e assinado, em PDF — obrigatório: sem ele o resultado não é gravado, e a etapa não avança com resultado sem barema.

Lista de projetos disponíveis (rotina 1)

O projeto reprovado ou que não se enquadra na linha do orientador indicado vai para a lista de projetos disponíveis, que todos os outros docentes veem na tela da 2ª etapa — inclusive quem não tem candidato no edital. A lista mostra só o código, o nível, o título e o link do projeto, e a situação (reprovado ou não se enquadrou).

• Avaliar este projeto: o docente que tem interesse abre o projeto. Ele fica com esse docente — indisponível para os outros — até o parecer (ou até ele usar devolver à lista);
• o parecer é aprovado (qualificado ou com restrição) ou reprovado (não qualificado), com o barema dele. Aprovado, o candidato passa a ser desse docente (o orientador indicado fica registrado). Reprovado, o projeto volta para a lista, para quem ainda não o avaliou;
• quem já deu parecer sobre um projeto não o vê de novo na lista; o orientador indicado não mexe mais no projeto enquanto outro docente está com ele.

Designação pela secretaria (rotina 2)

O "não se enquadra" não pode ficar: na tabela da gestão, a coluna Lista · designação mostra cada projeto da lista. Escolha o docente e clique em designar: ele recebe um e-mail e vê o projeto como designado — parecer obrigatório (aprova ou reprova; não pode devolver nem dizer que não se enquadra). Aprovado, o candidato passa a ser dele. A gestão também libera um projeto aberto por um docente e cancela uma designação. A etapa só avança quando todos os projetos estão aprovados ou reprovados: nenhum "não se enquadra" e nenhum em análise por outro docente — o aviso mostra tudo o que falta de uma vez. Passam para a 3ª etapa só os qualificados e os qualificados com restrição.

Quando todos os candidatos dele têm resultado, a tela volta sozinha para a lista de processos seletivos, com a 2ª etapa marcada como concluída. A gestão acompanha tudo numa tabela: Iniciar a avaliação dos projetos (depois, Continuar a avaliação) abre os cartões de quem ainda não tem resultado, para lançar no lugar do professor; Editar abre os que já foram gravados. O barema fica guardado fora do alcance do navegador: só a gestão e o orientador da inscrição o abrem — pelo ícone na tabela ou, a gestão, todos de uma vez em Baixar os baremas (um arquivo .zip).

3ª etapa — entrevistas, convite e aceite

O orientador é o responsável pelo agendamento. Para cada candidato qualificado:

• Sem choque de horário: a mesma pessoa (orientador ou convidado, docente ou externo) não pode ter duas entrevistas que se sobreponham (pela duração definida no edital). O orientador também não pode ser o próprio segundo avaliador;
• Mudou o agendamento? Editar a data, o horário, o link ou o convidado — ou cancelar o agendamento — derruba o aceite: o convidado é avisado e precisa aceitar o novo convite. Com resultado lançado, exclua o resultado antes de mexer no agendamento;
• E-mail com o link: só para entrevista confirmada. O candidato, o orientador e o segundo avaliador recebem data, horário e link 24 horas antes (ou a antecedência do edital). A gestão também pode usar Enviar os links agora, que manda só para as entrevistas confirmadas que ainda não têm resultado;
• a tela da gestão mostra o andamento (a agendar, aguardando o aceite, convite recusado, confirmadas, com resultado), os selecionados × vagas de cada orientador e, em Editar, os mesmos cartões do professor — inclusive Registrar o aceite, quando o convidado confirmou por outro meio.

A área do professor

Ao abrir Processo Seletivo, o professor vê os processos seletivos em andamento, um bloco por edital (número e turma):

• O cartão do edital, com a situação de cada etapa — verde quando concluída, vermelha quando há o que fazer, apagada quando ainda não foi liberada pela coordenação — e o botão Abrir e avaliar;
• logo abaixo, os convites para entrevista daquele edital (você como segundo avaliador), numa tabela com uma linha por entrevista: código do candidato, projeto e orientador, data e horário, situação do convite. Pendente: Aceitar ou Não posso (abre o formulário da disponibilidade). Depois do aceite, a linha mostra os links da videochamada, do projeto e do Lattes, e o botão Ver a confirmação abre a tela com o código, a data, o horário, o link, o orientador e o próprio convidado.

Os editais já encerrados (e os de turmas anteriores, sem nada pendente para você) ficam guardados em Editais anteriores, no fim da página: clique para abrir a lista e, nela, em cada edital para ver os seus candidatos e convites daquele certame. Assim a tela mostra só o que está em curso.

As pendências (projetos para avaliar, entrevistas para agendar, resultados para lançar e convites sem resposta) aparecem no Início, num selo do cartão Processo Seletivo e no topo do Dashboard. Quem é da coordenação e também orienta ou é convidado tem o mesmo acesso pelo cartão Minha área de professor, na lista de editais.

4ª etapa — língua inglesa

Só os selecionados na entrevista seguem para a 4ª etapa; os não selecionados e os reprovados saem do certame. A primeira tela mostra os dispensados da prova (certificado aceito na 1ª etapa), os candidatos com documentação indeferida e quem fará a prova. Na tela seguinte, lance a nota de cada um (de 0 a 10). A prova não elimina: quem não a fez recebe 0.

• nota igual ou maior que a mínima (7,0): Qualificado. Os dispensados também constam como qualificados;
• nota menor (ou 0, de quem não fez a prova): Não qualificado. O candidato segue no certame e terá de comprovar a proficiência depois da matrícula.

PCCA — confirmação complementar à autodeclaração

Se nenhum candidato em curso optou pelas vagas reservadas, o sistema pula esta fase. Havendo candidatos, a secretaria informa a data, o horário e o link do procedimento (obrigatórios para avançar: o link vai no e-mail), envia a convocação por e-mail (a cada um ou a todos) e gera o relatório de convocação. Um aviso na tela mostra quem ainda não recebeu o e-mail; ao passar para o lançamento do resultado, o sistema envia sozinho a convocação a quem faltar, e, enquanto o resultado é lançado, a aba Convocação continua com o botão de envio para reenviar. A comissão faz um procedimento por vez: o sistema não aceita dois candidatos no mesmo horário (pela duração do PCCA definida no edital, padrão 30 min). O atalho Preencher os horários em sequência parte do horário da primeira linha e marca os seguintes de acordo com essa duração. Na tela seguinte lança o resultado: autodeclaração confirmada, não confirmada (com a justificativa; o candidato segue na ampla concorrência) ou não compareceu (também segue na ampla concorrência: o PCCA não elimina ninguém do certame). Depois vêm os recursos do PCCA.

Encerramento

A tela reúne os totais do certame, as vagas e o resultado por orientador e a situação de cada inscrição em todas as etapas (o resultado que mudou por recurso aparece marcado). O botão Encerrar o certame leva cada inscrição para a tela Candidatos, na turma do edital, com orientador, núcleo e tema da ICA, projeto guarda-chuva e resultado (Selecionado, Não selecionado ou Eliminado).

Homologação pelo CONDIR

O processo seletivo seleciona os candidatos. Para o militar da FAB e o servidor civil do COMAER, a candidatura ainda depende da homologação do CONDIR, que confere o alinhamento do tema aos interesses do Comando da Aeronáutica. Por isso:

• os selecionados de outras Forças, das forças de segurança pública e civis saem homologados ao encerrar o certame;
• os selecionados da FAB ficam com a marca aguarda o CONDIR. O botão Relação para o CONDIR gera o documento com candidato, OM, núcleo temático (o lançado na 2ª etapa), tema (quando há um cadastrado), título e orientador;
• depois da reunião, em Registrar a decisão do CONDIR (depois, Editar), lance a decisão (Homologado ou Não homologado, este com o motivo), a data e a ata ou o documento. Com todas as decisões lançadas, clique em Concluir o certame;
• em Candidatos, só o homologado tem o botão Converter em aluno. O aluno já nasce com os dados da inscrição para o histórico (identidade, nascimento, naturalidade), a situação da proficiência em inglês, o orientador, o tema, o núcleo e a participação no projeto guarda-chuva.

Com o certame concluído, o botão Apagar os dados pessoais dos não selecionados elimina documento, nascimento, contato, opção por vaga reservada e links de quem não foi selecionado, passado o prazo de guarda previsto no edital. Ficam o código, o nome e os resultados. Gere antes os relatórios do PCCA e o relatório final.

Relatórios do certame

Todos saem com o brasão, o cabeçalho da UNIFA, o parágrafo da comissão com o amparo legal, o item do edital, o local e a data, e as assinaturas da secretária e do presidente ("Aprovo"). A janela do relatório tem uma barra, que não sai na impressão, para escolher a data do documento e ver o que ainda falta lançar.

7.2 Candidatos gestores

Menu Ingresso → Candidatos. Os candidatos ficam por turma (o ano de ingresso — a seleção acontece no ano anterior), com filtro por resultado, busca e os totais da turma: candidatos, selecionados, indicados pelo CONDIR e os que já são alunos.

• Campos: nome, e-mail e CPF (opcional); nível; vínculo (Militar FAB, Civil COMAER, Militar do Exército, Militar da Marinha, Militar de Força Auxiliar — PM ou Bombeiro Militar —, Segurança pública, Civil); organização que indicou; orientador pretendido; linha, núcleo e tema (o núcleo filtra os temas e escolher o tema acerta o núcleo); título preliminar; resultado (Inscrito, Selecionado, Não selecionado, Eliminado, Desistente); indicação e priorização pelo CONDIR; observações;
• Sem duplicar: a mesma pessoa (CPF ou e-mail) não entra duas vezes na mesma turma.

Importar por planilha (card verde da tela):

Converter em aluno: no candidato Selecionado, o botão verde (ícone de formando) cria o aluno com nome, e-mail, CPF, nível, orientador, linha, núcleo, tema e título preliminar, na turma do candidato, com ingresso em março e a força a partir do vínculo — sem redigitar. Se já houver aluno com o mesmo CPF ou e-mail, o sistema só faz a ligação. O candidato guarda o vínculo com o aluno e não pode mais ser excluído.

7.3 Banco de temas (ICA 37-957) gestores

A ICA 37-957 organiza as pesquisas dos programas em núcleos temáticos e temas e exige rastrear o tema dos trabalhos já realizados (Anexo F, item 2.3) e enviar os resultados ao EMAER (Anexo C, itens 19 a 21). Pela ICA, os ODSA propõem os temas, o EMAER (1SC2) coordena a atualização do banco e o CONDIR homologa os temas e pode alterar os núcleos. No SAPAc, a coordenação e a secretaria registram o que chega por ofício e as decisões do CONDIR. Professores e alunos não acessam estas telas.

Núcleos temáticos

Menu Ingresso → Banco de temas (ICA), aba Núcleos temáticos. O cadastro já começa com o texto da ICA: no PPGCA, os 10 núcleos do Anexo A; no PPGDHO, os 9 do Anexo B. Cada núcleo mostra quantos temas (e homologados), candidatos e alunos estão ligados a ele; "Ver o texto do núcleo" abre a descrição ou os subitens.

• Novo Núcleo / editar: número, nome, texto, anexo da ICA e o ato que registra a mudança (ex.: "Ata CONDIR de 10/09/2026");
• Arquivar: pede o ato (opcional). O núcleo sai das listas de escolha e vai para o fim da lista; "Reativar" o traz de volta;
• Excluir: só aparece quando nenhum tema, candidato ou aluno está ligado ao núcleo.

Organizações demandantes

Aba Organizações demandantes: sigla e nome dos ODSA (e de outras organizações) que propõem temas ou indicam candidatos. A sigla não se repete. Organização em uso é arquivada, não excluída.

Temas

Aba Temas, com busca e filtros por núcleo, situação e organização. Campos do tema:

Alunos das turmas em curso

No cadastro do aluno (tela Alunos) há os campos Núcleo temático e Tema, para a coordenação vincular as turmas que já estão em curso. Os alunos vindos de candidatos já chegam com eles preenchidos.

Relatórios

Em Relatórios Gerenciais, grupo Banco de temas (ICA 37-957), só para a gestão:

• Banco de temas: temas por núcleo, com organização, situação, homologação, orientadores, candidatos e alunos;
• Rastreabilidade ICA: tema → candidatos → selecionados → alunos → qualificação → defesa → produções, com a lista dos alunos de cada tema;
• Cobertura dos núcleos: núcleos sem tema homologado, sem orientador de referência ou sem aluno ativo;
• Resultados para o EMAER: trabalhos concluídos no período, por organização e tema, com título, orientador, data da defesa e produtos.

8. Pesquisa

A produção acadêmica (com o Lattes, o Qualis e o h5 das revistas), as linhas e os projetos de pesquisa e a conferência da produção.

8.1 Produção acadêmica docentes e gestores

Docentes veem as próprias produções; a coordenação vê e edita tudo.

O docente traz a própria produção pelo Atualizar meu Lattes (Meu espaço); a coordenação usa a Central de Importação, abaixo.

Central de Importação (admin)

• Base Qualis (planilha da CAPES): carregue a planilha oficial de periódicos da Plataforma Sucupira, em Excel ou CSV — ela alimenta a classificação automática por ISSN (usada no Lattes e no DOI). Use a lista de todas as áreas: com a lista de uma área só, os artigos em revistas de fora dela ficam sem estrato (o sistema avisa quando a planilha traz uma única área). Carregar substitui a base anterior e já preenche os artigos que estavam sem estrato; abaixo do botão aparecem quantos periódicos estão na base e quantos artigos seguem sem estrato. Use Preencher Qualis pelo ISSN a qualquer momento, ou "rever todos" para revisar também os estratos já preenchidos.
• Lattes de docente (XML): marque Currículo de docente, selecione o docente, o ano-limite e o arquivo XML exportado do Currículo Lattes. Diferente do "Atualizar meu Lattes", aqui a coordenação escolhe o ano — use um ano antigo para completar o histórico. O sistema importa todos os tipos de produção bibliográfica e técnica do Lattes (veja o quadro abaixo), classifica os artigos pelo Qualis via ISSN, detecta co-autorias entre docentes do programa (contadas uma vez só) e identifica os discentes/egressos coautores comparando os autores com os alunos cadastrados. Quando o nome bate com segurança — nome completo, ou primeiro e último nome por extenso, sem homônimo entre os alunos —, o aluno fica vinculado à produção com a etiqueta via Lattes; iniciais sozinhas ("SILVA, J.") só acendem a marca "com discente/egresso". A condição de discente ou egresso é a da data da produção. Reimportar um currículo não duplica nada: as produções que já existem apenas ganham os vínculos que faltavam. Nas participações em bancas, a importação guarda também o nome do candidato e a instituição — e reimportar completa as bancas já existentes.
• Lattes de aluno ou egresso (XML): marque Currículo de aluno ou egresso, escolha o aluno e o arquivo. Entra a produção bibliográfica e técnica do ano de ingresso até 5 anos depois da titulação (para desligados, até o ano do desligamento; aluno sem ano de ingresso usa o ano informado). Bancas, orientações e participação em eventos ficam de fora. Antes de gravar aparece o resumo, com a condição (discente ou egresso) de cada item:
  • o que já está no sistema pelo Lattes de um professor não é duplicado — só ganha o vínculo com o aluno;
  • o resto entra como produção discente (sem docente), com a etiqueta Produção discente: nome do aluno. Ela aparece em Orientador × Discentes/Egressos × Produção, na Produção do egresso (até 5 anos) e no Meu Percurso do aluno, mas não soma na produção dos docentes (Dashboard, ranking, pontuação, índice de desempenho);
  • se depois o mesmo trabalho aparecer no Lattes de um professor do programa, ele passa a ser do professor, sem duplicar, e o vínculo com o aluno continua.
• Importações feitas (conferir ou desfazer): abaixo do formulário, a lista das últimas importações — de quem era o currículo, quem importou (a coordenação ou o próprio docente), quando, quantas produções novas e desde que ano. Desfazer retira as produções que aquela importação criou (inclusive ajustes feitos nelas depois); o que ela apenas completou em produções que já existiam continua. Desfazer a importação de um professor devolve à produção discente o que ele tinha assumido.

Filtros da tabela

Busca por título ou docente, docente, ano, tipo (bibliográfica, técnica, bancas/orientações), estrato Qualis e participação de aluno (com discente, com egresso, sem aluno). Um contador mostra quantas produções o filtro alcançou e o botão Limpar filtros desfaz tudo. Passando o mouse sobre o selo do Qualis, o sistema explica por que um item está sem estrato: produção técnica, capítulo/livro, artigo sem ISSN ou ISSN fora da base.

Excluir produções em lote gestores

Marque as produções na primeira coluna da tabela. A marcação vale entre páginas e filtros, e uma barra vermelha acima da tabela mostra quantas estão selecionadas, com as opções selecionar todas as do filtro atual, limpar seleção e Excluir selecionadas. A confirmação lista quantas são de cada docente. Não é possível desfazer.

Tipos de produção (os do Lattes)

A importação do Lattes e o cadastro manual usam os mesmos tipos, com os nomes do menu "Produção" do currículo. No cadastro manual, a lista de subtipos muda conforme o tipo escolhido.

• Trabalho em anais é produção bibliográfica, como no Lattes e na CAPES (até a versão 4.10 entrava como técnica; os já gravados foram acertados sozinhos). Apresentação de trabalho fica em técnica, como a CAPES classifica na Plataforma Sucupira, embora o Lattes a mostre no menu da produção bibliográfica;
• no trabalho técnico do Lattes, a natureza informada separa assessoria e consultoria, extensão tecnológica e relatório técnico;
• Artigo aceito conta separado e não pontua. Quando o mesmo artigo aparece publicado numa nova importação do Lattes, ele vira artigo (com o ano da publicação), sem duplicar, e passa a pontuar pelo Qualis;
• Pontuação: só pontuam o artigo publicado (pelo estrato Qualis), o livro e o capítulo, como na escala de Configurações. Os demais tipos contam no total, no Dashboard e nos relatórios, sem pontos;
• reimportar o XML de quem já foi importado traz só o que faltava — os tipos que antes ficavam de fora entram sem duplicar o resto;
• O mesmo título escrito de outro jeito é reconhecido: acento, maiúscula, espaço, pontuação ou resto de HTML diferentes (como o </i> e o   que o Lattes guarda quando o artigo entra pelo DOI) não viram outra produção. O título é gravado já limpo;
• Corrigiu o título no Lattes? Ao reimportar, o artigo, livro ou capítulo já gravado com o título antigo (palavra repetida, versões em outros idiomas emendadas) é reconhecido e fica com o título corrigido, sem virar outra produção — a mensagem da importação diz quantos foram atualizados;
• Títulos iguais em tipos diferentes são itens diferentes, como no Lattes: o resumo em anais que também foi apresentação de trabalho e participação no congresso, a qualificação e a defesa do mesmo trabalho, o parecer repetido em outro ano. Até a versão 4.12.0 só o primeiro entrava — reimporte o Lattes para recuperar os outros;
• coautor escrito com um sobrenome a menos (MALTA, MARCIO HENRIQUE para Marcio Henrique Malta Almeida) é reconhecido quando três nomes ou mais batem na mesma ordem. O vínculo fica marcado "via Lattes" até ser conferido.

Cadastro Rápido via DOI

O campo JCR permanece manual (dado proprietário, sem API pública).

No cadastro manual (e no Editar), os campos Periódico e ISSN ficam à vista: ao preencher um deles, o sistema procura o estrato na base Qualis e marca o Qualis sozinho (dá para trocar à mão). O ISSN pode ser digitado com ou sem hífen.

Recursos da tabela

• Filtros por texto, docente e tipo — o grupo (bibliográfica, técnica, bancas/orientações) ou um tipo específico, como Tradução ou Assessoria e Consultoria — + filtro vindo do dashboard (drill-down);
• Botões D/E para marcar discente/egresso; estrela ⭐ para Destaques (Top 5) — clique na estrela já preenchida e use Remover Destaque para tirar;
• Selo 🔗 co-autoria em produções compartilhadas entre docentes;
• Exclusão em massa por checkbox (admin);
• Vínculo com projeto de pesquisa — é ele que alimenta o gráfico "Produção por Linha";
• Embaixo do Qualis do artigo, o h5 da revista (veja Revistas (h5)), quando já foi buscado;
• Botão Exportar: baixa em Excel a lista como está na tela, com os filtros aplicados — ano, tipo, título, docente, coautoria, periódico, ISSN, Qualis, h5 (OpenAlex e Google), JCR, alunos, projeto, linha e autoria. A primeira aba registra os filtros e a data. O docente exporta a própria produção.

Revistas (h5) gestores

O h5 de uma revista é o maior número h tal que h artigos publicados por ela nos últimos 5 anos completos têm pelo menos h citações cada — é o índice do Google Scholar Metrics. No botão Revistas (h5) da Produção aparecem as revistas em que o programa publicou artigos (pelo ISSN), com o estrato Qualis e duas colunas:

• h5 OpenAlex — calculado pelo sistema na base aberta OpenAlex. Clique em Buscar no OpenAlex (as que faltam): o navegador consulta revista por revista e grava. As já consultadas nos últimos 6 meses ficam de fora; refazer todas consulta de novo. O OpenAlex tem um limite diário de consultas: se ele acabar no meio, o que veio fica gravado e a próxima busca continua de onde parou;
• h5 Google — lançado à mão, com o ano: o Google Acadêmico não pode ser consultado pelo sistema (não tem acesso para isso e bloqueia consultas automáticas). Copie o número da página da revista no Google Scholar Metrics. Campo vazio apaga.

8.2 Linhas e projetos de pesquisa docentes e gestores

Linhas do programa

O PPGDHO possui duas linhas oficiais, já cadastradas no sistema:

1. Avaliação e intervenção biodinâmica aplicada ao desempenho humano operacional
2. Avaliação e intervenção comportamental aplicada ao desempenho humano operacional

A coordenação pode criar outras linhas se o programa evoluir. Cada aluno e cada projeto pertencem a uma única linha.

Como a tela é organizada

No topo, um painel-resumo mostra total de projetos, quantos estão em andamento, quantos têm fomento, quantas produções estão vinculadas e quantos projetos ainda estão sem linha definida.

Logo abaixo ficam os filtros, que funcionam combinados:

• Busca livre — encontra por título, descrição, coordenador ou qualquer integrante da equipe;
• Situação (Em Andamento / Concluído / Suspenso), Linha e Fomento (com ou sem financiamento);
• "Só os meus projetos" — mostra apenas aqueles que você coordena ou dos quais participa.

E dois modos de visualização, no botão à direita dos filtros:

• Por linha (padrão) — cada linha é uma seção recolhível com seus projetos em cards; clique no título da linha para abrir ou fechar;
• Lista — tabela compacta com todos os projetos, útil para comparar período, equipe e produções de uma vez.

Nos cards, clicar no título do projeto ou na linha "Equipe: X docentes, Y discentes" revela os integrantes com seus papéis.

Projetos

• Qualquer docente pode cadastrar seus próprios projetos (botão + Novo Projeto). A coordenação do projeto fica automaticamente no nome do docente; ele edita e exclui apenas os projetos que coordena.
• Campos: título, descrição, linha (obrigatoriamente uma das linhas), período (início→fim), status, agência de fomento e valor financiado — informação valiosa para a avaliação CAPES.
• Equipe: adicione docentes, discentes e membros externos com papel (coordenador, pesquisador, orientando).
• Um docente pode ter vários projetos, em qualquer uma das linhas.

Vínculos automáticos gestores

O aluno é vinculado a um projeto, e cada projeto pertence a uma única linha. A partir dessa cadeia o sistema preenche sozinho, para produções de 2025 em diante:

• Aluno → linha: a linha do projeto em que ele está, se a linha do aluno estiver vazia. Linha diferente da do projeto não é trocada — vira pendência;
• Produção com aluno → projeto: o projeto do aluno que estava ativo no ano da produção;
• Produção só do docente → projeto: o único projeto ativo do docente naquele ano (como coordenador ou membro).

Não há vínculo quando existe mais de um projeto possível, quando a produção é anterior ao início do projeto ou quando o projeto não tem data de início — esses casos aparecem para escolha manual. O automático só preenche o que está vazio, nunca troca uma escolha feita à mão e marca o vínculo com a etiqueta automático; salvar a produção ou o aluno confirma.

8.3 Conferência da produção docentes e gestores

A importação do Lattes sempre deixa uma parte que só o docente sabe responder: o tipo certo, o ano da publicação, o título, quais alunos participaram, se o item é dele ou se está repetido. Por isso cada docente confere a própria produção — como na lógica da CAPES, em que o docente responde pelos seus dados.

Entra na conferência a produção bibliográfica e técnica do quadriênio vigente (desde 2025). Bancas, orientações, eventos, a produção discente sem docente e os anos anteriores ficam de fora. Na lista da Produção, o item ainda não conferido leva o selo a conferir.

O que o docente faz está em Meu espaço → Conferir minha produção.

A coordenação: Pesquisa → Conferência da produção

• Pedir atualização e conferência: escolha o prazo e, se quiser, um recado. Cada docente ativo recebe um e-mail com o prazo, quantos itens tem a conferir e o caminho no sistema (Meu espaço → Atualizar meu Lattes e Conferir minha produção). Durante a campanha, o Início de cada um mostra o prazo;
• Lembrar quem está pendente: manda o lembrete só para quem ainda tem item a conferir. Encerrar campanha tira o prazo dos avisos;
• O painel mostra, por docente: quando o Lattes foi atualizado (e se foi durante a campanha), quantas conferidas, quantas a conferir, os pedidos de exclusão e o andamento. ver abre a produção do docente;
• Terminado o prazo, a coordenação decide: conferir em nome do docente (fica registrado "pela coordenação") ou deixar pendente;
• Pedidos de exclusão: Excluir tira a produção do sistema; Recusar devolve para o docente conferir, com o registro da recusa. O docente não exclui sozinho;
• Mudar tipo, ano, título ou alunos da produção de um docente (aba Produção ou Corrigir) devolve para ele conferir. Os demais campos (JCR, projeto, Qualis) não voltam.

9. Avaliação

Os relatórios gerenciais, a ficha de avaliação da CAPES e a autoavaliação do programa. O Dashboard e o painel da coordenação ficam no alto do menu.

9.1 Relatórios gerenciais docentes e gestores

A aba 📈 Relatórios reúne 21 relatórios prontos. Escolha o relatório na lista à esquerda, ajuste o período e os filtros e use Imprimir (abre a janela de impressão, de onde também se salva em PDF) ou Excel (planilha com uma aba de identificação — período, filtros e indicadores — e as abas de dados).

Filtros

• Período: um ano, um quadriênio CAPES (2021–2024, 2025–2028…) ou todo o histórico;
• Orientador / docente: todos ou um só. O docente vê apenas os próprios relatórios;
• Nível (em programas com mestrado e doutorado) e Incluir coorientações, nos relatórios em que se aplicam.

Relatórios disponíveis

* exclusivos da coordenação e da secretaria.

Índice de Desempenho Docente

Escore comparativo de 0 a 100 por docente, para comparar e antecipar problemas — não é um número oficial nem substitui o julgamento da coordenação. Combina 6 dimensões, cada uma primeiro convertida num percentil dentro do programa (100 = melhor do grupo, naquele período) e depois somadas numa média ponderada:

• Produção (Qualis): pontuação bibliográfica pela mesma escala de Configurações (Qualis + livro/capítulo + bônus com aluno).
• Volume: quantidade de produção bibliográfica e técnica no período.
• Participação discente: % da produção com discente ou egresso.
• JCR: média do fator de impacto dos artigos que têm o campo preenchido.
• Qualidade de autoria: o inverso da taxa de sinalização do Middle Authorship Inflation.
• Orientação: % de titulados no prazo + orientandos ativos no período.

Alerta de tendência: ao escolher um ano ou quadriênio (não "todo o histórico"), o relatório também calcula o índice do período imediatamente anterior, de mesmo tamanho, e mostra a variação — queda além do limiar configurado aparece em vermelho, queda menor em amarelo. É a forma do sistema sinalizar quem está em trajetória de queda antes de chegar a "zero produção" (o gatilho mais simples do alerta de Docentes sem produção).

Os pesos de cada dimensão e o limiar de queda ficam em Configurações → Índice de Desempenho Docente (escala livre — o que importa é a proporção entre eles). É exclusivo da coordenação.

Middle Authorship Inflation

Sinaliza docentes que, em artigos e livros, aparecem fora das posições que costumam indicar participação efetiva na autoria — a 1ª, 2ª, penúltima ou última. Ficar no meio da lista de autores, num trabalho com muitos nomes, é um indício de "carona" na produção, sem liderar nem orientar o estudo. Com até 4 autores essas posições cobrem a lista inteira, então ninguém é sinalizado — o indicador só passa a apontar alguém a partir de 5 autores.

• De onde vem a posição: a importação do Lattes lê a ordem dos autores exatamente como está cadastrada no currículo e preenche automaticamente o total de autores e a posição de cada docente (e dos discentes/egressos vinculados). Produções cadastradas manualmente ou via DOI podem ter o total de autores e a posição preenchidos à mão, nos mesmos campos usados pelo cadastro rápido.
• Sem essa informação, a produção fica fora do indicador — o relatório avisa, em amarelo, quantas são.
• É exclusivo da coordenação: o docente não vê seu próprio resultado nesta métrica.

Como o sistema situa cada aluno no período

• Orientando no período: aluno matriculado em algum momento dele — ingressou até o fim do período e não saiu antes do início.
• Discente, egresso ou desligado: é a situação naquele período, não a de hoje. No relatório de 2024, quem defendeu em 2025 aparece como discente.
• Produção de discente × de egresso: publicada até o ano da defesa conta como de discente; depois dele, de egresso.
• A defender: alunos sem defesa cujo prazo (ingresso + prazo do nível) vence até o fim do período ou já venceu, mais os que têm defesa agendada no período.

9.4 Autoavaliação do programa todos

Módulo que substitui o formulário externo, com o instrumento oficial do PPGDHO já cadastrado: 3 dimensões, 34 questões em escala e 3 campos de comentário.

Escala: 1 = totalmente insatisfeito … 5 = totalmente satisfeito. N/A (0) para questões que não se aplicam ao respondente — esses casos são excluídos das médias.

Criando um ciclo gestores

Quem responde como

• Docentes, discentes e egressos respondem logados, na aba Autoavaliação (aparece automaticamente quando há ciclo aberto para o perfil).
• Equipe técnico-administrativa responde por link de convite, sem login: no ciclo, clique em Convites → gerar e enviar por e-mail (ou copiar o link para enviar por outro canal). Cada link é pessoal e de uso único.

Resultados

O botão Resultados mostra a adesão por público (respondentes sobre o total), as médias por dimensão cruzadas por público — permitindo ver, por exemplo, onde discentes e docentes divergem —, o detalhe questão a questão com barra visual e contagem de "não se aplica", e todos os comentários abertos segmentados por dimensão e público. O botão Relatório gera a versão para impressão/PDF.

10. Cadastros gestores

As pessoas e os parâmetros do sistema — só a coordenação e a secretaria veem este grupo do menu.

10.1 Docentes gestores

• Cadastro com categoria (Permanente/Colaborador/Visitante), regime (DE ou horas), bolsista de produtividade, datas de entrada/saída e CPF;
• Campos de e-mail, senha e perfil controlam o acesso ao sistema;
• Assinatura — nome e cargo (para quem tem perfil de coordenador ou de secretaria): como a pessoa sai na linha de assinatura das declarações e na escolha da comissão do processo seletivo — por exemplo, o nome com o posto e "Secretária do PPGDHO". Em branco, saem o nome do cadastro e o cargo pelo perfil;
• Tratamento (Prof. Dr., Profa. Dra., Prof. Me., Profa. Ma., Prof., Profa. ou só o nome): aparece antes do nome do orientador no histórico escolar, junto com o CPF do docente;
• Botão ✉️ envia o convite de acesso com senha temporária;
• Abaixo do nome, a data da última importação do Lattes e quem a fez ("pelo docente" ou "pela coordenação") — ou "sem importação registrada". Ajuda a cobrar a atualização antes dos relatórios (veja Atualizar meu Lattes);
• Equipe com acesso ao sistema: a secretaria, a coordenação administrativa e o apoio entram pelo mesmo cadastro, com a categoria Sem vínculo docente e o perfil de acesso que tiverem (secretaria, coordenador ou administrador). O acesso continua o mesmo, mas essas contas não contam como docente: ficam fora do Dashboard, dos rankings, dos relatórios, da Ficha CAPES e das listas de orientador, banca, vagas e Lattes. A tabela mostra o corpo docente e, à parte, a equipe. Quem tem perfil de secretaria já foi marcado assim; as contas de gestão sem produção e sem orientando aparecem num aviso para a coordenação conferir — o botão Marcar como sem vínculo docente resolve. O coordenador que também é professor continua docente;
• ORCID e índice h: o ORCID do docente vem sozinho na importação do Lattes (a mensagem da importação diz se ele foi gravado ou se o currículo não tem ORCID) (pode ser digitado ou colado como link no cadastro). Com ele, o botão Atualizar índice h (OpenAlex), acima da tabela, busca na base aberta OpenAlex o índice h, o i10, as citações e os trabalhos de cada docente ativo. O índice h do Google Acadêmico é lançado à mão no cadastro (campo "Índice h Google"), e o sistema guarda a data. A coluna Índice h mostra os dois; o relatório Índice h dos docentes também. O do OpenAlex costuma ser menor que o do Google;
• Excluir um docente remove também suas produções e desvincula orientandos — use com cautela.

10.2 Equipe técnica gestores

Cadastro da equipe de secretaria e apoio pedagógico (nome, função, e-mail, telefone, situação). Serve para incluí-los como público da autoavaliação — é dessa lista que os convites por link são gerados automaticamente.

10.3 Avaliadores externos gestores

Banco dos participantes de fora do programa: membros externos de bancas e segundos avaliadores convidados para as entrevistas do processo seletivo. Cada um tem nome, titulação, instituição, e-mail, CPF (exigido na ata da banca) e o link do Lattes. Quem é cadastrado uma vez aparece na lista nas próximas bancas e entrevistas; o convidado novo de uma entrevista entra aqui sozinho. As declarações de participação de externos saem em Declarações.

10.4 Configurações só administrador

Aba ⚙️ no menu (visível só para a coordenação):

• Escala de Pontuação Área 21: pontos por estrato Qualis (A1…NP), livro, livro organizado e capítulo; meta de pontos por docente no quadriênio; bônus percentual para produção com aluno. Atualize quando a CAPES publicar os critérios oficiais.
• Parâmetros do Quadriênio: totais de titulados e discentes para a Ficha CAPES.
• Modelo do histórico escolar: nome do curso, portaria de reconhecimento e de recomendação, formato do período (1º/2026 ou Março/2026), nome do grupo das optativas/eletivas e quantas são exigidas, carga horária e créditos das atividades curriculares, nome da defesa, quem assina (nome e cargo) e rodapé. Já vem com o texto do modelo da Secretaria; preencha o nome de quem assina antes da primeira emissão. "Restaurar padrão" volta tudo ao modelo original (só grava ao clicar em Salvar).
• Assinatura eletrônica: liga ou desliga a assinatura eletrônica dos documentos (só o administrador). Desligada, os documentos já assinados continuam valendo na conferência pública;
• Proficiência em inglês: prazo em meses após o ingresso (PPGDHO: 12; 0 = exigida já no ingresso, sem alerta de prazo) e se a qualificação depende dela. Os alertas e a trava da qualificação seguem esta regra.

11. Meu espaço

O que é seu fica no menu do seu nome, no canto direito do alto (no celular, toque no seu nome):

A equipe sem vínculo docente não tem ficha nem Lattes; o aluno vê só a troca de senha e o manual.

11.1 Minha ficha docentes

Ficha individual do docente com produção completa, orientandos, pontos CAPES e projetos. Fica no menu do seu nome (Meu espaço → Minha ficha). A coordenação pode visualizar a ficha de qualquer docente pelo seletor no topo.

Filtros da ficha

Logo abaixo do seletor há uma barra de filtros que recalcula tudo instantaneamente:

• Período — quadriênio CAPES ou ano específico;
• Tipo de produção — Bibliográfica, Técnica ou Bancas/Orientação;
• Envolvimento discente — com ou sem aluno/egresso.

Conteúdo

• KPIs pessoais e barra de progresso da meta CAPES (com aviso quando um filtro de período está ativo);
• Gráficos individuais: evolução anual da produção (empilhada por tipo) e distribuição Qualis pessoal;
• Projetos de Pesquisa em que participa (com papel, linha, período e fomento);
• Alunos orientados com semáforo de prazo e linha de pesquisa;
• Tabelas separadas: Produções Bibliográficas (com Qualis, JCR e pontos), Produções Técnicas (destaque próprio — peso importante no mestrado profissional) e Bancas/Orientações.

O botão Imprimir gera a ficha completa em PDF — os gráficos saem na impressão.

11.2 Atualizar meu Lattes docente

O próprio docente traz a sua produção para o sistema, sem depender da secretaria. Não há nada para escolher: o sistema importa sempre para quem está logado e sempre a partir do início do quadriênio vigente (2025–2028, por exemplo).

Produção anterior ao quadriênio, ou um currículo com nome diferente do cadastro, fica com a coordenação, na Central de Importação. Cada importação fica registrada (quem, de quem, quando) e a coordenação pode desfazê-la.

11.3 Conferir minha produção docente

Por que conferir e o que significa cada situação (a conferir, conferida, corrigida) está em Conferência da produção.

• Conferir uma produção também confirma os alunos que vieram do Lattes (somem as etiquetas via Lattes);
• Quando a coordenação (ou o Lattes) mudou algo depois da sua última conferência, o item mostra o que mudou: o campo, o antes → depois, quem e quando. Você aceita (Confere) ou corrige;
• Reimportar o Lattes não desfaz a sua correção: na produção conferida, a importação só completa o que está vazio e não troca o título que você corrigiu.

12. Portal do aluno — “Meu Percurso” alunos

Os alunos do programa têm acesso próprio ao sistema, restrito aos seus próprios dados. A tela Meu Percurso reúne:

• Prazo de titulação — meses cursados, meses restantes e o semáforo dos 36 meses;
• Créditos e disciplinas — todas as disciplinas cursadas com turma, professor, carga horária, frequência (%), conceito e situação (Aprovado, Reprovado, Reprovado por frequência ou Em curso), como lançados pelo professor no diário; o total de créditos considera apenas as aprovadas;
• Orientação — orientador, coorientador, linha de pesquisa e título do trabalho;
• Projetos de pesquisa em que está vinculado, com papel, coordenador e fomento;
• Bancas — qualificação e defesa, com data, local, link da reunião e composição da banca;
• Minhas produções e as da minha orientação — as ligadas ao nome do aluno vêm primeiro, com o selo sua (inclusive as do Lattes do próprio aluno); as demais são do orientador com participação discente;
• Atualizar meu Lattes — no cartão das produções, o próprio aluno (ou egresso) envia o XML do seu Lattes, vê o que vai entrar e confirma. Entra a produção do período do curso e dos cinco anos depois da titulação; nada é apagado nem duplicado, e só é aceito o currículo com o nome dele;
• Proficiência em inglês — enquanto pendente, um aviso com o prazo ("Comprove até março/2027") e, onde a qualificação depende dela, esse lembrete; depois de comprovada, a situação e a forma de comprovação.

O aluno também tem o Calendário com as datas das aulas do ano (para consultar, imprimir ou levar para a agenda do celular) e, na tela Início, o aviso da próxima aula.

Liberando o acesso dos alunos gestores

Um acesso, duas áreas (egresso e doutorando)

Quem é egresso do mestrado e cursa o doutorado tem um acesso só (o mesmo e-mail e a mesma senha) e duas áreas: entra na de discente do doutorado e, por uma faixa no alto do portal, abre a de egresso do mestrado (e volta). Cada área mostra o seu curso: prazos, disciplinas e bancas no doutorado; o histórico do mestrado e as declarações dele na área de egresso.

• Autoavaliação: se o ciclo for para discentes e egressos, a pessoa responde os dois questionários — um em cada área, cada um contado no seu público. A faixa avisa quando a outra área ainda tem a autoavaliação por responder.
• Lattes: enviado em qualquer das áreas, cada produção vai para o curso do ano dela (a de 2023 para o mestrado; a de 2026 para o doutorado, marcada também como produção de egressa do mestrado).
• Senha e termo da LGPD são da conta: valem nas duas áreas.
• Quem foi desligado do doutorado continua entrando pela área de egresso do mestrado.

As duas áreas existem quando a secretaria liga as matrículas — veja a mesma pessoa no mestrado e no doutorado.

Declarações do aluno

O discente emite seus próprios documentos, sem precisar pedir à secretaria. Ficam em Meu Percurso → Minhas Declarações (a de vínculo também tem card na tela Início):

• Declaração de Vínculo — situação no programa, CPF, força, mês/ano de ingresso, orientador e coorientador, linha de pesquisa, título do trabalho e, se titulado, a data da defesa;
• Declaração de Disciplinas Cursadas — tabela com disciplina, turma, carga horária, créditos e conceito, seguida do total de créditos e horas aprovados e da legenda dos conceitos.

Solicitação de banca pelo aluno

Notas sobre o funcionamento:

• O campo de data já vem com a primeira data possível e impede escolher antes dos 30 dias;
• Na defesa, a comissão da qualificação é carregada automaticamente e marcada com um cadeado. Retirar um desses membros abre um campo obrigatório de justificativa — o regulamento só admite substituição por impedimento comprovado, aceito pelo orientador. A justificativa aparece destacada no card de análise do orientador;
• O Exame de Qualificação é a avaliação final de OTCC II; a Defesa corresponde à conclusão de OTCC III.

No Início do portal existe um card Solicitar Banca (também acessível dentro de "Minhas Bancas"). Por ele o discente pede sua banca de qualificação ou defesa.

Avisos automáticos por e-mail

Todo o fluxo dispara notificações, para que ninguém dependa de "olhar o sistema":

13. Perguntas frequentes

Um aluno não aparece no relatório do período

Confira o ano de ingresso e, para titulados e desligados, a data de defesa ou de desligamento. Sem essas datas o sistema não sabe em que período situar o aluno; o próprio relatório mostra, em amarelo, quantos casos há.

O relatório de bancas só mostra bancas do Lattes

As bancas do programa vêm da aba Bancas — as cadastradas lá ou aprovadas a partir da solicitação do aluno. Enquanto ela estiver vazia, o relatório mostra apenas as participações que cada docente registrou no Lattes. Para separar as do Lattes entre "aluno do programa" e "externa", o sistema precisa do nome do candidato: reimporte o Lattes do docente.

"Sessão inválida ou expirada. Recarregue a página."

A proteção de sessão foi renovada (por exemplo, após uma atualização do sistema ou logout em outra aba). Recarregue com Ctrl+F5 e faça login novamente.

"Muitas tentativas de login."

Proteção anti força bruta: aguarde 15 minutos. Se esqueceu a senha, peça à coordenação um novo convite de acesso (gera senha temporária).

A importação do Lattes não marcou "com discente" em algumas produções

O vínculo automático compara os autores com os alunos já cadastrados. Cadastre os alunos antes de importar. Nomes abreviados demais ou homônimos não geram vínculo: abra a produção, marque o aluno e salve.

Como completar o vínculo das produções antigas?

Importe de novo o XML de cada docente (Produção → Importar Lattes) com o ano-limite no ano mais antigo do currículo — o padrão, 2021, só alcança as recentes. Nada é duplicado nem apagado: as produções existentes só ganham os alunos identificados. Depois, confira os vínculos com a etiqueta via Lattes (os relatórios avisam quantos são): abra a produção, ajuste se preciso e salve — a etiqueta sai e o vínculo passa a contar como conferido.

O professor pode importar o próprio Lattes?

Pode: Atualizar meu Lattes, no menu do nome dele (Meu espaço) ou na Produção Acadêmica (veja o passo a passo). Ele só escolhe o arquivo; o sistema importa para ele mesmo, a partir do início do quadriênio vigente, mostra o resumo antes de gravar e recusa currículo de outra pessoa. Repetir não duplica nada. Na tela Docentes, a coordenação vê a data da última importação de cada um.

O professor importou o próprio Lattes, mas falta a produção de anos anteriores

É de propósito: pelo "Atualizar meu Lattes" entra só o quadriênio vigente. Para trazer anos anteriores, a coordenação importa o mesmo XML na Central de Importação, com o ano-limite desejado.

Importei o Lattes errado. Como desfazer?

Em Produção → Importar Lattes / Qualis, abra Importações feitas (conferir ou desfazer) e clique em Desfazer na linha da importação. Saem as produções que ela criou; o que ela só completou em produções que já existiam continua.

A produção que importei do Lattes do aluno não aparece no Dashboard

Está certo. A produção discente sem professor do programa não soma na produção dos docentes (Dashboard, rankings, pontuação). Ela aparece nos relatórios de discentes e egressos — Orientador × Discentes/Egressos × Produção e Produção do egresso (até 5 anos) —, na lista de Produção, com a etiqueta Produção discente, e no Meu Percurso do aluno.

A mesma produção aparecia duas vezes no relatório de egressos (ou de discentes)

Acontecia quando dois docentes coautores importavam o mesmo artigo, ou quando o título estava escrito um pouco diferente em cada currículo. Desde a versão 4.12.1, a produção aparece uma vez para cada aluno — fica o registro com o vínculo já conferido. Na lista de Produção, cada docente continua com o seu registro (selo 🔗 co-autoria).

O h5 (ou o índice h) do OpenAlex é bem menor que o do Google. Está errado?

Não. São bases diferentes: o Google Acadêmico conta citações de qualquer documento que ele acha na internet (teses, livros, anais, páginas), e o OpenAlex só das publicações que ele indexa — e ele indexa pouco as revistas brasileiras. Por isso o sistema mostra os dois: o do OpenAlex vem sozinho e serve para comparar; o do Google é lançado à mão quando você precisa do número que aparece no Google. Revista que o OpenAlex não conhece aparece como "não está no OpenAlex".

O meu evento foi no exterior, mas não aparece em "Eventos no exterior"

A sugestão vem do país do evento registrado no Lattes, e o Lattes costuma deixar "Brasil" em todo evento. Na ficha qualitativa, o trabalho em evento internacional com país Brasil fica no grupo recolhido "Eventos internacionais que o Lattes registra no Brasil": inclua escrevendo o país. Também dá para corrigir o país no Lattes e atualizá-lo no sistema — o evento já decidido não volta como sugestão nova.

O índice h de um docente não aparece

O do OpenAlex precisa do ORCID: reimporte o Lattes do docente (o ORCID vem do currículo) ou digite no cadastro, e use Atualizar índice h (OpenAlex) na aba Docentes. Se o ORCID não for achado no OpenAlex, confira se está certo. O do Google é sempre lançado à mão.

Por que a minha produção apareceu toda "a conferir"?

Desde a versão 4.15.0, a produção bibliográfica e técnica do quadriênio vigente passa pela conferência do docente (veja Conferência da produção). Em Meu espaço → Conferir minha produção, confira item por item ou use "Conferi todas desta página". Os relatórios continuam contando tudo.

O DOI não foi encontrado

Confira a digitação (formato 10.xxxx/yyyy). Publicações muito antigas ou de editoras fora do CrossRef podem não existir na base — use o cadastro manual.

O Qualis não foi preenchido automaticamente (ou o artigo aparece como "sem Qualis")

Desde a versão 4.14.1 o sistema procura o estrato pelo ISSN do artigo, depois pelos outros ISSNs da mesma revista (impresso e eletrônico — o OpenAlex informa quando a revista passa por Revistas (h5)) e, por fim, pelo nome da revista igual ao da base, quando esse nome dá um estrato só. Em Produção → Importar Lattes / Qualis, Preencher Qualis pelo ISSN aplica isso aos artigos que já estão no sistema. Se ainda assim ficar sem estrato, a revista não está na base carregada. Abra o relatório Artigos sem Qualis (Relatórios Gerenciais → Indicadores CAPES): ele mostra, artigo por artigo, a revista, o ISSN e o motivo. As causas mais comuns são a base carregada ser a lista de uma área só (carregue a de todas as áreas) e o Lattes trazer o ISSN da versão eletrônica enquanto a CAPES lista o da impressa, ou o contrário (corrija o ISSN no artigo ou selecione o estrato manualmente). Reimportar o Lattes depois de carregar a base também corrige os artigos que estavam sem estrato.

Produção aparece "Sem linha" no dashboard

Edite a produção e vincule-a a um projeto de pesquisa — a linha vem do projeto.

Docente não consegue editar um projeto

Docentes editam apenas projetos que coordenam. Peça à coordenação para transferir a coordenação do projeto ou fazer o ajuste.

Importei a planilha e o CPF não entrou

Quando o Excel guarda o CPF como número, o zero à esquerda se perde. O sistema recompõe automaticamente, mas se ainda houver problema a simulação mostra o aviso na linha correspondente. Para evitar, formate a coluna como Texto ou digite o CPF com pontuação.

Como digitar as datas e os horários?

No formato brasileiro, em qualquer tela: data dd/mm/aaaa (pode digitar só os números, 07102026, que as barras entram sozinhas) e horário hh:mm, de 0 a 23 h. O ícone de calendário, à direita do campo de data, abre o calendário. Data impossível (31/02, por exemplo) deixa o campo vermelho e não é gravada. Antes da versão 4.10 o campo seguia o idioma do navegador e, com o navegador em inglês, aparecia como mês/dia/ano.

Importei duas vezes — dupliquei os alunos?

Não. A importação reconhece quem já existe por CPF, e-mail ou nome, e apenas atualiza. Rodar de novo é seguro. A exceção é a linha de outro curso (doutorado para quem só tem mestrado): vira uma nova matrícula, e a simulação avisa.

O sistema diz que o e-mail do aluno já está em uso

O e-mail é o acesso ao portal e pertence a um só cadastro. Se é a mesma pessoa em outro curso (a egressa do mestrado aprovada no doutorado), cadastre com o mesmo CPF e o mesmo e-mail e confirme a nova matrícula: o acesso passa para ela. Se é outra pessoa, confira o e-mail digitado.

A oferta de disciplina não aparece

Confira o ano selecionado na barra de turmas no topo da aba Disciplinas — ela abre sempre no ano corrente. Use o link "Voltar ao ano corrente" se estiver navegando no histórico.

A disciplina não aparece no Calendário

O Calendário mostra as disciplinas pelas datas das aulas. Se a oferta ainda não tem datas, ela aparece só para a gestão, em Datas a definir: abra a oferta na aba Disciplinas e lance as datas. Confira também o ano no topo do Calendário — disciplinas do 3º e do 4º semestres de uma turma ficam no ano seguinte.

O histórico saiu com campos em branco

Faltavam dados no cadastro. A faixa amarela no topo da janela do histórico lista quais são. Complete no cadastro do aluno (bloco "Dados para o histórico escolar"), em Docentes (CPF e tratamento do orientador), no Catálogo (código) ou em Configurações (portaria e assinatura) e emita de novo.

Uma disciplina aparece como "An" no histórico

A disciplina já terminou, mas o professor ainda não lançou o conceito no diário. Assim que o conceito for lançado, o histórico passa a mostrá-lo.

A janela do histórico não abriu

O navegador bloqueou a nova janela. Permita pop-ups para o endereço do sistema (ícone na barra de endereço) e clique de novo no 📜.

O aluno não consegue pedir a qualificação por causa do inglês

A proficiência dele está pendente e o programa a exige antes da qualificação. Quando o aluno entregar o comprovante, a Secretaria marca Aprovado (ou Dispensado) no cadastro, e a solicitação é liberada na hora. Em caso excepcional, a coordenação pode agendar a banca direto na aba Bancas.

Como montar as disciplinas do ano novo sem cadastrar tudo de novo?

Use Montar a partir de outra turma na aba Disciplinas (ou "Montar o ano a partir do anterior" no Calendário). Depois, lance as datas que faltarem em cada oferta.

Não consigo excluir um núcleo, tema ou organização

Há temas, candidatos ou alunos ligados a ele — a ICA pede a rastreabilidade tema → trabalho. Use Arquivar: o registro sai das listas de escolha e continua nos relatórios.

O candidato selecionado não virou aluno

A conversão é manual: na tela Candidatos, clique no botão verde do candidato com resultado Selecionado. Depois confira o aluno na tela Alunos (mês de ingresso, força e o e-mail de acesso ao portal).

O candidato selecionado não tem o botão "Converter em aluno"

Ele veio do Processo Seletivo e é da FAB (militar ou civil do COMAER): a candidatura depende da homologação do CONDIR. Lance a decisão em Processo Seletivo → CONDIR; com "Homologado", o botão aparece. O não homologado não pode ser convertido.

O professor não vê os candidatos no Processo Seletivo

O professor vê os processos seletivos em que tem candidatos (os que o indicaram como orientador) da 2ª etapa em diante, e só avalia com a 2ª ou a 3ª etapa em curso. Confira, na lista de inscrições, se o orientador foi reconhecido (coluna "Orientador de interesse") e se a etapa já foi iniciada pela coordenação.

O e-mail com o link da entrevista não chegou

O e-mail com o link só sai para entrevista confirmada: data, horário e link preenchidos e o segundo avaliador com o convite aceito. Confira também o e-mail do candidato na ficha da inscrição. A tela da 3ª etapa mostra "enviado" na coluna do e-mail; a gestão pode usar Enviar os links agora. Para o envio automático não depender de alguém usar o sistema, peça ao administrador a tarefa agendada descrita em Processo Seletivo.

O candidato do PCCA não recebeu a convocação

A convocação só sai com data, horário, link e o e-mail do candidato preenchidos. Na tela da convocação, o aviso amarelo mostra quem ainda não recebeu; complete o que falta e use Enviar e-mail a todos (ou o botão da linha). Ao passar para o lançamento do resultado, o sistema envia sozinho a quem faltar e mostra no aviso quem ficou sem e-mail — esses precisam ser avisados por outro meio. Enquanto o resultado é lançado, a aba Convocação continua com o botão de envio para reenviar.

"Já tem a entrevista … neste horário" ao agendar

A mesma pessoa — o orientador ou o convidado, docente ou externo — já tem outra entrevista que se sobrepõe a esse horário (pela duração definida no edital). Escolha outro horário ou outro segundo avaliador.

O convidado diz que não recebeu o convite

O docente vê o convite também no sistema (Processo Seletivo → abaixo do cartão do edital, na tabela "Convites para entrevista"; de edital encerrado, em "Editais anteriores"). Para o participante externo, confira o e-mail cadastrado e use Salvar e enviar novo convite; a gestão pode Reenviar o convite ou, se ele confirmou por telefone, Registrar o aceite.

O relatório do processo seletivo saiu sem a portaria ou sem as assinaturas

Faltam dados no edital. Abra Edital e vagas e preencha o amparo legal e os nomes da secretária e do presidente da comissão. A faixa amarela no topo da janela do relatório avisa o que falta.

Como alguém confere um documento assinado eletronicamente?

No carimbo do rodapé estão o endereço da conferência (verificar.html) e o código de 12 letras e números; o QR leva direto à página. Ela diz se o documento é autêntico, quem assinou e quando, e mostra a cópia guardada (menos no histórico). Se o documento foi cancelado, a página mostra o motivo. Veja Assinatura eletrônica.

Errei a senha ao assinar e agora não consigo

Depois de cinco senhas erradas seguidas, a assinatura fica bloqueada por 15 minutos. A senha é a mesma da entrada no SAPAc; se a esqueceu, use "Esqueci minha senha" na tela de entrada.

Não aparece o botão "Assinar eletronicamente"

A assinatura precisa estar ligada (Configurações). Na declaração, só assina quem foi escolhido em "Quem assina" — os demais podem Enviar para assinatura. No histórico, só o coordenador e a secretaria. Nos resultados do processo seletivo, só as duas pessoas da comissão escolhidas em "Edital e vagas": sem essa escolha, a barra pede para completar o edital.

Solicitei a banca e nada aconteceu

A solicitação fica Pendente até que o orientador ou a coordenação analise. Acompanhe pelo chip colorido na tela Início do portal.

SAPAc PPG — sistema de gestão acadêmica da pós-graduação · PPG · Universidade da Força Aérea.
Este manual corresponde à versão 4.23.0 do sistema (16 de outubro de 2026). A versão em uso aparece no rodapé da tela de login e do Início.